Prazos e custos. Manter o equilíbrio entre dois fatores é a chave para o sucesso de qualquer projeto. Mas alcançar esse objetivo depende da administração minuciosa de cada etapa. Com um plano de investimentos que reúne recursos da ordem de 13,5 bilhões de reais para um período de 20 anos (a contar de 2005), a Companhia de Saneamento Básico de São Paulo (Sabesp) detectou que era necessário aumentar o controle sobre o andamento dos empreendimentos de engenharia.
Para dar um tratamento adequado às informações e assegurar que todo o processo seja transparente como a água que distribui, a companhia decidiu mudar a forma de entender seus projetos. "O objetivo é deixar de administrar apenas um conjunto de contratos, passando a gerir os empreendimentos em todo o seu ciclo de vida - que inclui oito fases, do início ao encerramento", explica Laércio de Oliveira Alves, analista administrativo da Sabesp. Todas as etapas do empreendimento devem, então, ser conduzidas de forma sincronizada e coordenada.
Para colocar em prática essa nova metodologia de trabalho, a Sabesp começou a procurar uma ferramenta que ajudasse a gerenciar empreendimentos, de acordo com as melhores práticas do mercado. O primeiro passo foi a implementação do Microsoft Office Project Server 2003. Porém, posteriormente, a empresa decidiu integrar o ambiente de gestão de projetos aos demais sistemas corporativos que fazem também controle administrativo e financeiro da Sabesp.
Com a ajuda da Prosperi, parceira da Microsoft, a Sabesp identificou que o melhor caminho seria migrar para o Microsoft Office Project Server 2007.
Além de ser uma plataforma flexível que administra os vários aspectos da gestão de projetos, como recursos e cronogramas, o Office Project Server 2007 oferece ferramentas que facilitaram a integração com outros sistemas. "Com o conjunto de web services em .NET, chamado de Project Server Interface (PSI), nosso trabalho de integração com os sistemas corporativos da Sabesp foi muito facilitado", comenta Leonardo Feitosa Nogueira, gerente da Prosperi.
Com o InfoPath Forms Services, componente do Microsoft Office SharePoint Server 2007, a Prosperi também teve a flexibilidade para criar formulários web com base nos quais é possível inserir informações sobre todo o ciclo de vida dos empreendimentos.
Além disso, usando o Reporting Services do Microsoft SQL Server 2005, foram criados relatórios que consolidam os dados vindos do Office Project Server 2007 e dos sistemas corporativos, apresentando uma visão abrangente e detalhada dos projetos em curso.
A implementação está sendo gradual. Até agosto de 2008, 16 dos 80 principais projetos em andamento estavam no novo ambiente. Dentro de três anos, a Sabesp pretende atender todas as áreas de empreendimentos com o novo ambiente, reunindo cerca de 800 usuários sob o Office Project Server 2007.
Atualmente, cerca de 150 pessoas, entre gerentes de empreendimentos e membros das equipes de projetos, podem acessar, em uma intranet em SharePoint, dados e funcionalidades do sistema de gestão, usando o Microsoft Office Project Web Access (PWA).
DO PLANEJAMENTO À OPERAÇÃO
Antes do ambiente de gestão de projetos ser integrado aos sistemas corporativos da Sabesp, era preciso consolidar informações de vários contratos para analisar o cumprimento de prazos e de custos. O processo demorava e não era padrão entre os vários gestores de empreendimentos da Sabesp. Eram vários tipos de desperdício: de tempo, de recursos e até mesmo de informação.
A ADOÇÃO DO SISTEMA POTENCIALIZA O PLANEJAMENTO E O MONITORAMENTO DE PRAZO, CUSTOS E ESCOPO DAS INICIATIVAS
Com a nova solução integrada, todas as informações estão disponíveis on-line, em um portal do SharePoint. "Ganhamos mais visibilidade, potencializando o planejamento e monitorando todos os aspectos de prazo, custo e escopo, de modo fácil e instantâneo via web", destaca Alves.
Apesar da Sabesp estar ainda em fase de migração de todos os seus empreendimentos para Office Project Server 2007, a empresa prevê que a padronização da gestão vai proporcionar uma redução significativa nos prazos dos empreendimentos em relação ao escopo inicial. Utilizar os recursos tecnológicos de forma inteligente é a garantia de ter bons resultados por muito tempo, a exemplo do que a empresa costuma frisar sobre o uso consciente da água. |